Nghị định có 5 chương, 25 điều, trong đó những nội dung quan trọng, đáng chú ý gồm:

1. Quy định cụ thể hơn khái niệm Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), các thông tin cần được xác lập trong CSDLHTĐT

Theo Nghị định: CSDLHTĐT là Cơ sở dữ liệu được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch, nhằm lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật, bằng thiết bị số, trong môi trường mạng, thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Thông tin hộ tịch của cá nhân được xác lập trong CSDLHTĐT trước hết là các thông tin được thu thập khi cá nhân đăng ký khai sinh thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, bao gồm các thông tin về họ, chữ đệm (nếu có), tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh; dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh; họ tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, nơi cư trú, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh; ngoài ra còn có các thông tin về họ tên, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh, mối quan hệ với người được khai sinh; số đăng ký, quyển số, ngày, tháng, năm đăng ký, tên cơ quan đăng ký khai sinh; họ tên, chức vụ của người ký Giấy khai sinh; 

Trên cơ sở các thông tin hộ tịch gốc của cá nhân được xác lập khi đăng ký khai sinh, CSDLHTĐT sẽ tiếp tục cập nhật các thông tin khi thực hiện đăng ký các sự kiện hộ tịch khác của cá nhân như: kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, nuôi con nuôi… vừa không phải nhập lại các thông tin đã có (như họ, chữ đệm, tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, thông tin về cha mẹ …), vừa bảo đảm dữ liệu hộ tịch của cá nhân được tổng hợp, cập nhật đồng bộ, đầy đủ, kịp thời, khắc phục tình trạng lưu giữ thông tin cắt khúc, thiếu cập nhật trong các sổ đăng ký hộ tịch giấy trước đây.

2. Xác định nguyên tắc xây dựng, quản lý CSDLHTĐT bảo đảm
tập trung, thống nhất

Theo Điều 4 của Nghị định: “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xây dựng, quản lý tập trung, thống nhất từ Trung ương đến địa phương”; xây dựng CSDLHTĐT bao gồm các hoạt động: bảo đảm cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin; thiết kế, tổ chức Cơ sở dữ liệu; triển khai, nâng cấp, phát triển, mở rộng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; thu thập, chuẩn hóa, nhập dữ liệu; lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho cơ sở dữ liệu; có giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn, chống chối bỏ của dữ liệu; đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng, tổ chức bộ máy nhân sự, vận hành, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu; vận hành, hiệu chỉnh Cơ sở dữ liệu; Các hoạt động khác theo quy định pháp luật (Khoản 1 Điều 6). Khoản 1 Điều 24 Nghị định xác định: Các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương sử dụng thống nhất Phần mềm  đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành (ngày 15/9/2020).

3. Quy định rõ nguồn thông tin cung cấp cho CSDLHTĐT, trách nhiệm cập nhật, bảo đảm thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ trong CSDLHTĐT

Do tính lịch sử, thông tin/dữ liệu phục vụ cho xây dựng CSDLHTĐT phải lấy từ nhiều nguồn khác nhau, nên Khoản 2 Điều 3 Nghị định xác định có 4 nguồn cung cấp thông tin cho CSDLHTĐT gồm: thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; thông tin hộ tịch được số hóa, chuẩn hóa từ sổ hộ tịch; thông tin được kết nối, chia sẻ từ CSDLQGVDC; thông tin hộ tịch được chia sẻ, chuyển đổi, chuẩn hóa từ các phần mềm, cơ sở dữ liệu điện tử được thiết lập trước đây.

Để bảo đảm thông tin trong CSDLHTĐT luôn có tính “động”, được cập nhật kịp thời, đồng bộ với sự thay đổi thông tin hộ tịch của cá nhân trong thực tế, Điều 7 Nghị định đã chỉ rõ phạm vi thông tin cập nhật trong CSDLHTĐT bao gồm thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động, trách nhiệm cập nhật thuộc về cơ quan đăng ký hộ tịch giải quyết việc hộ tịch hoặc cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được giấy tờ hộ tịch, thông tin biến động. Người đứng đầu - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật của cơ quan mình và của cơ quan đăng ký hộ tịch cấp dưới.

4. Về việc khai thác, sử dụng CSDLHTĐT

Nghị định quy định theo hướng cho phép cá nhân, cơ quan có thẩm quyền đăng ký và quản lý hộ tịch, cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, cơ quan, tổ chức khác đều có quyền khai thác, sử dụng CSDLHTĐT, cụ thể:

- Cá nhân khai thác CSDLHTĐT thông qua việc thực hiện thủ tục hành chính – đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch của chính cá nhân đó.

- Cơ quan đăng ký hộ tịch (UBND cấp huyện, UBND cấp xã, Cơ quan đại diện) khai thác, sử dụng CSDLHTĐT thông qua các hoạt động: đăng ký hộ tịch bằng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; cấp bản sao trích lục hộ tịch; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch và các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

- Cơ quan quản lý hộ tịch ở Trung ương (Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao), cơ quan quản lý hộ tịch ở địa phương (Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp) khai thác, sử dụng CSDLHTĐT thông qua các hoạt động: cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân.

- Cơ quan, tổ chức khác được cung cấp thông tin hộ tịch từ CSDLHTĐT trong trường hợp phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước, thông qua các cơ quan quản lý hộ tịch có thẩm quyền. Các yêu cầu khai thác, sử dụng CSDLHTĐT nhằm các mục đích khác (điều tra xã hội học, cung cấp dịch vụ …) đều không được giải quyết.

5. Xác định cách thức, nguyên tắc triển khai thực hiện đăng ký hộ tịch trực tuyến, việc nhận kết quả là bản điện tử giấy tờ hộ tịch

Việc đăng ký trực tuyến là một phương thức hiện đại giúp cá nhân và cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, bên cạnh 2 phương thức truyền thống: nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền và gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính. Do toàn bộ hồ sơ, trình tự, thủ tục giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch vẫn phải thực hiện theo quy định của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, nên Nghị định chỉ quy định về nguyên tắc, cách thức tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, bảo đảm thống nhất với Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 07/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, theo đó, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến sẽ phải truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (không phụ thuộc vào nơi cư trú) để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn và yêu cầu của Cổng dịch vụ công. Sau khi có tài khoản, đăng nhập thành công, người có yêu cầu sẽ cung cấp thông tin vào biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công, đính kèm bản chụp/bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu mà thủ tục đăng ký hộ tịch yêu cầu, nộp phí/lệ phí trực tuyến.

Đối với một số việc như: xác nhận thông tin hộ tịch; ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, nếu người có yêu cầu đăng ký hộ tịch đã thực hiện việc nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu theo quy định thì có thể được nhận ngay kết quả là bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, gửi vào thiết bị số hoặc Kho quản lý dữ liệu điện tử của mình.

Biểu mẫu điện tử giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp ban hành, có giá trị sử dụng hoặc cung cấp nguồn thông tin như biểu mẫu hộ tịch giấy, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, sử dụng, không được yêu cầu cá nhân nộp/xuất trình giấy tờ hộ tịch.

Để nội dung Nghị định số 87/2020/NĐ-CP được triển khai có hiệu quả và đảm bảo đúng quy định của pháp luật, UBND huyện đã chỉ đạo phòng Tư pháp huyện và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện triển khai thực hiện các nội dung:

- Tổ chức triển khai thực hiện Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ; đảm bảo trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, kinh phí xây dựng, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trong phạm vi cơ quan, đơn vị quản lý theo đúng quy định hiện hành.

- Nếu có thay đổi công chức làm công tác hộ tịch tại Phòng Tư pháp và UBND các xã, thị trấn thì chỉ đề nghị Sở Tư pháp cấp tài khoản người dùng khi có đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 72 của Luật Hộ tịch (tài khoản người dùng là tài khoản được cấp truy cập phần mềm quản lý hộ tịch). Người dùng được cấp tài khoản có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản theo quy định pháp luật về an toàn thông tin; trường hợp nghi ngờ hoặc phát hiện bị lộ thông tin tài khoản phải liên hệ ngay với Sở Tư pháp.

- Khi thực hiện việc khóa Sổ hộ tịch, cần lưu ý:

+ Đối với Sổ hộ tịch đã mở trước ngày Nghị định số 87/2020/NĐ-CP có hiệu lực, cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn thực hiện khóa sổ khi hết sổ, chứng thực bản sao và chuyển lưu theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 12 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ.

+ Đối với Sổ hộ tịch đã mở sau ngày Nghị định số 87/2020/NĐ-CP có hiệu lực, cơ quan đăng ký hộ tịch không thực hiện việc chứng thực bản sao Sổ hộ tịch để chuyển lưu tại cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên trực tiếp theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 12 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ.

Huy Bằng